Frågor till styrelsen
Hej!
Några frågor:
1: ungefär hur många möten hålls under ett verksamhetsår?
2: om det hållits möten, finns protokollen tillgängliga att läsa så man kan se vad som diskuterats och beslutats?
3: om möten hålls med någon slags regelbunden täthet, skulle det vara möjligt för medlemmar att se när det är möte och en dagordning för sagda möte?
Några frågor:
1: ungefär hur många möten hålls under ett verksamhetsår?
2: om det hållits möten, finns protokollen tillgängliga att läsa så man kan se vad som diskuterats och beslutats?
3: om möten hålls med någon slags regelbunden täthet, skulle det vara möjligt för medlemmar att se när det är möte och en dagordning för sagda möte?
Comments
Glömde skriva det
1. Omkring 3 riktiga styrelsemöten, och så givetvis elektroniska diskussioner när något dyker upp. Det brukar vara några gånger i månaden.
2. Om jag förstått allt rätt pågår ett försök att sammanställa minnesanteckningar från möten, men för närvarande går det inte att ta del av dem.
3. Möten brukar hållas första torsdagen efter säsongsslut. Egil är ordförande, så jag skulle rekommendera att du kontaktar honom om du vill ha dagordningen i förväg.
Kul att du engagerar dig! Undrar du mer, eller om du vill ha förtydliganden, så är givetvis detta ett utmärkt forum, men en annan möjlighet är också att du hugger mig, Jonas eller Linus nu i helgen. Vi är alla med i turneringen.
Om en vill engagera sig i föreningens arbete tycker jag att det är positivt!
Jag är som sagt inte med i styrelsen men jag gissar att de inte har något mot att medlemar närvarar. @Pointy, @bjorndruid, @Ozt, @Pellevin och @Thursablot kanske kan svara själva, men de två första tror jag inte är så aktiva här på forumet.
En annan fråga i samband med detta, har det under tidigare år förts någo typ av protokoll/minnesanteckningar? Eller har det inte funnits ett intresse fepn föreningen att läsa detta eller en policy hos styrelsen att inte dokumentera?
Menat som frågor från en intresserad medlem inte som någon stållinjal över fingrarna.
Mycket i föreningen är som att det är en handfull kompisar som håller i det. Så var det ju typ i början, men vi har växt en del sedan dess och föreningen och relaterade processer (som möten och anteckningar) har inte riktigt hängt med.
Så jag tror det är både och @mufflo. Svagt intresse från föreningen och "lata" policies i styrelsen.
I år började vi med att ha ett styrelsemöte torsdagen efter varje slutspelsdag och tänker fortsätta med det.
En av punkterna som jag har för mig att vi diskuterade senast var att det skulle skapas en hemsida för protokoll och sådant. Vilket nu blir lite moment 22 eftersom det inte har blivit gjort ännu.
Och jag håller med Mago om att föreningen har växt en del. De första gångerna vi höll årsmöte så var det knappt någon där och det har inte heller ställts så mycket frågor förrän nu.
För att igen försöka svara på dessa frågor.
1. Antal möten är svårt att svara på men mellan säsonger och innan årsmöten kan man hävda så minst fyra. När något speciellt kommer upp kan det bli fler dock. Jag har en vision om minst sex men helst 12 riktiga möten där olika arbetsgrupper medverkar för att följa upp främst styrelsens uppdrag.
2. Ja! Håll speciell utkik efter torsdagens möte där styrelsen yttrar sig kring inkomna motioner. Ett utskick kommer där dagordningen inför årsmötet presenteras och där kommer man bli påmind om detta möte. Målet är dock (enligt mig) att vara försiktig med officiella utskick och hålla dem till tillfällen då de faktiskt är viktiga. Så ej efter varje styrelsemöte. Dock kan forumet vara en plattform för att bumpa när protokoll läggs ut.
3. Detta har inte diskuterats tillräckligt utförligt och här kommer min högst personliga åsikt.
Ja och nej, men nej.
Här är värt att notera att bara styrelsen och adjungerade personer har rätt att tala. Allt övrigt kommer sålunda egentligen inte med (även om detta naturligtvis inte slaviskt måste följas). När ett styrelsemöte skall behandla specifika frågor kommer berörda personer också planeras att deltaga. Detta är inte ett öppet möte utan kan även innefatta vissa saker som internt måste lösas först. Om då dagordningen kommer innefatta hypotetiskt interna konflikter så bör ingen utomstående informeras innan detta är löst. Vissa frågor kanske har diskuterats utförligt internt redan innan och då kan beslutsprocessen se underlig ut utan att ha varit med hela vägen. Jag tvivlar dock på att någon skulle motsätta sig att medlemmar närvarar men jag tror det bästa då vore att vederbörande hör av sig till styrelsen och berättar detta. Då skulle åtminstone jag vilja se att dessa personer informerades om mötet och kunde delta. Dock skulle tid och datum inte anpassas efter de personerna. Finns ett stort intresse skulle det kanske bli aktuellt att vi forumledes kommer informera om tid och plats för de som vill komma. Detta kan dock komma kännas lite tätt inpå då datumbeslut kan bestämmas lite i sista stund och jag anser att detta är bra och att involvera andra i planeringsprocessen av möten bara kommer ställa till det.
Här får gärna resterande styrelse uttala sig.
Vad menar du? Att inte protokoll från styrelsemöten ska vara offentliga för medlemmarna?
Praxis för all föreningsverksamhet är att det skrivs protokoll efter varje styrelsemöte. Protokollet skrivs av den av årsmötet valda sekreteraren och justeras av andra närvarande på mötet. Därefter blir det offentligt för alla medlemmar att ta del av.
Varför anser du att man ska kringgå denna, enligt mig viktiga demokratiska princip?
Såhär står det i vår förenings stadgar, Paragraf 9: "Medlem har i mån av plats rätt att närvara på styrelsemöten, och har yttranderätt på punkten övriga frågor. Till styrelsemötet speciellt inbjuden medlem har även yttranderätt på den punkt för
vilken inbjudan gäller."
Du som medlem kan alltså fråga styrelsen om det finns plats att närvara. Det har du rätt till! Styrelsen som ska verka för föreningens stadgar borde alltså annonsera när styrelsemötena är så att medlemmar kan få vara med om de vill. Och i demokratins namn ska hela beslutsprocessen vara under styrelsemötena, inte mellan dem. Amen.
Fast protokollen behöver inte nödvändigtvis mejlas ut för att de skall vara offentligt för medlemmarna. Det kan fördel läggas it på Stockbowl.se med efterföljande trådbump såsom thursablot skriver. Man kan naturligtvis även anslå dem i lokalen, men just det känns inte absolut nödvändigt för min del.
Angående §9 så får du vara med i tystnad till punkten övriga frågor kommer upp. Jag tyckte inte jag var speciellt oklar med tanke på stadgarna och vad jag skrev. Men jag kan formulera om mig. Du har rätt att tala under punkten övriga frågor. Jag tycker inte heller här att det är information vi bör spamma ut via e-post. Jag kan dock hålla med om att folk inte ska behöva säga till att de vill ha information om tid utan det kanske kan göras via forumet.
Vidare så är beslutsprocessen under mötena men det betyder inte att jag ämnar lägga ned diskussionerna för att nå konsensus kring ett beslut via e-post, hangouts, informell kaffepaus eller liknande. Jag tyckte inte heller att jag skrev att folk inte skulle få vara med annat i en högst tramsig inledning och i att jag lagt till åtminstone innan jag vilket kan tolkas som att andra skulle ha något emot det. Det relevanta med svaret var
1: Är enskild person intresserad att delta skicka ett e-postmeddelande till oss och säg det så kommer du informeras om datum, plats och tid när det är bestämt
2: Finns intresse ämnar jag använda den forumtråd jag nyss skrev för att posta den informationen.
På fråga 1: 4+
På fråga 2: ja
Och jag tror du missuppfattar mig. Jag har aldrig hävdat att massutskick har någonting med demokrati att göra.
Det jag reagerar på är...
- när du skriver att styrelsemöten inte ska vara öppna.
- att beslut verkar ske utanför styrelsemöten.
- att inte diskussioner redovisas i protokoll. Enligt föreningspraxis ska det redovisas vilken/vilka styrelsemedlemmar som tycker vad i ett protokoll.
Just den här punkten håller jag inte med om. Det är inte till exempel något som tillämpats i någon av de föreningar jag varit aktiv i. Såvitt jag kan se är renodlade beslutsprototokoll kotym inom Sverok ( se tex här (- http://wiki.sverok.se/wiki/Exempelprotokoll ).
Om någon inom styrelsen har en ståndpunkt som skiljer sig så kraftigt från styrelsens beslut att de inte känner att de vill stå för det bör denne reservera sig mot beslutet och det skall stå i protokollet. Helst bör det finnas en skriftlig reservation. Jag antar att en enskild styrelsemedlem kan begära röstprotokoll i en enskild fråga, men det får nog anses vara sällsynt.
För övrigt anser jag att styrelsemöten generellt sett inte måste vara öppna, men eftersom det är skrivet i våra stadgar att Stockbowls styrelsemöten skall vara det, så är det inget snack om att det är det som gäller för oss. Åtminstone tills det sker en ändring i stadgarna.
@Mago Det vore kanon om det annonserades. Bara genom att lägga upp ett dokument på hemsidan räcker.
Nu är jag inte helt med. Var skriver jag det? Kanske misstolkar jag vad du menar att jag menar
Skall det stå "Styrelsen beslutar X pga av Y" i protokollet skall styrelsen enas om vad X och Y är. Vad X är råder det antaglingen ingen tveksamhet om, men vad Y är råder det kanske inte enighet om. Alltså måste man enas om det, vilket lätt blir väldigt meckigt och tidsödande om man har mycket att fatta beslut om på mötet.
Skall det stå i protokollet att "Jocke tyckte X på grund av Y" så måste jag personligen godkänna vad X och Y är så att det inte står något i protokollet som jag instämmer med. Det går väl att fastställa X är under pågående möte ifall det är en att-sats till ett beslut, eftersom man alla under mötet ändå måste ha klart för sig exakt vad det är man fattar beslut om. Är det något mindre formellt så blir det däremot en hel del extrajobb att klargöra alla ställningstaganden i detalj under mötet. Det kan i teorin tas efter mötet, men det skulle innebära att alla på hela mötet blir justeringspersoner.
Jag har all respekt för att du förordar mer demokrati i föreningen, men för egen del anser jag att vinsten i transparens inte uppväger förlusten i föreningskvalitet i det här fallet. Styrelsen kan hellre ägna sig åt annat än den extra administrationen det skulle innebära.
Jag tycker det vore lämpligt att skriva något om varför här. Till exempel:
Styrelsen anser att motionen är för XXX och yrkar därför avslag.
Är jag tydligare?
Tror att Martin menar främst i frågan kring styrelsens ställningstagande till de motioner som inkommit.
Styrelsens motionssvar innefattar ofta en motivering till beslutet, om det går till omröstning brukar det bli en majoritet för eller emot. Den nedröstade minoriteten kan då reservera sig mot beslutet (med en protokollsanteckning).
Det är ganska många motioner i år (vet inte hur det sett ut tidigare år) vilket är glädjande ur ett demokratiskt perspektiv men det gör det lite knöligare för styrelsen såklart.
En styrelse behöver ju inte alltid yrka avslag eller bifall på inkomna motioner utan kan också anse den besvarad med hänvisning till motiveringen i motionssvaret.
Det kan handla om att de kungör en avsikt om att ytterligare utreda frågan, att tillsätta en projektgrupp eller delegera den till en befintlig arbetsgrupp.
Om frågan är alltför delikat och styrelsen inte vill ta ställning så kan den kanske välja att inte ta ställning och lämna det upp till årsmötet men jag tror att det är rätt ovanligt. Det är så jag tolkar oenigsutslaget här.
Det är ett korrekt protokoll, även om de styrelsen helt klart hade kunnat brodera ut det lite i den aktuella frågan. De kommer i vilket fall som helst få tillfälle att göra det vid årsmötet. Om någon i styrelsen förordade att de skulle yrka bifall och tycker att denne inte kan stå för beslutet om att yrka avslag kan denne, som tidigare sagt, reservera sig mot beslutet.
Jag önskar att jag formulerat mig lika bra som dig @Suncar